INFORMATIVA AI SENSI DEGLI ARTICOLI 13 E 14 DEL REGOLAMENTO (UE) 2016/679 (“GDPR”)
Progetto: “Educating Future Citizens”
1. Titolari del trattamento e contitolarità
Ai sensi dell’art. 26 del GDPR, le seguenti istituzioni agiscono in qualità di contitolari del trattamento limitatamente alle attività di condivisione e gestione congiunta dei dati personali trattati nell’ambito del progetto “Educating Future Citizens”.
La contitolarità riguarda esclusivamente le attività realmente condivise tra gli enti ed è effettiva a partire dalla condivisione dei dati tramite strumenti comuni, ovvero:
- repository condiviso (Google Drive e Microsoft Teams)
- sito web del progetto canali digitali istituzionali del progetto (inclusi newsletter e social media).
Le istituzioni contitolari sono:
- Scuola Universitaria Superiore IUSS di Pavia, Piazza della Vittoria n. 15, 27100 Pavia, C.F. 96049740184, P. IVA 02202080186
- Scuola IMT Alti Studi – Lucca, Piazza San Ponziano n. 6, 55100 Lucca, C.F. 92037570469, P. IVA 02235840465
- Scuola Internazionale Superiore di Studi Avanzati (SISSA) – Trieste, Via Bonomea n. 265, 34136 Trieste, C.F. 80035060328, P. IVA 00551830326
- Scuola di Studi Superiori C. Urbani – Università di Camerino, Piazza Cavour n. 19/F, 62032 Camerino, C.F. 81001910439, P. IVA 00291660439
- Scuola di Studi Superiori “G. Leopardi” – Università di Macerata, Via Crescimbeni n. 30-32, 62100 Macerata, C.F. 00177050432, P. IVA 00177050432
- Scuola di Studi Superiore “F. Rossi” – Università di Torino, Via Verdi n. 8, 10124 Torino, C.F. 80088230018, P. IVA 02099550010
- Scuola Superiore dell’Università degli Studi di Udine, Via Palladio n. 8, 33100 Udine, C.F. 80014550307, P. IVA 01071600306
- Collegio Internazionale Ca’ Foscari – Università Ca’ Foscari Venezia, Via Dorsoduro n. 3246, 30123 Venezia, C.F. 80007720271, P. IVA 00816350276
Di seguito indicate congiuntamente come “Contitolari” o “Parti”.
2. Finalità e base giuridica del trattamento
I dati personali sono trattati per le seguenti finalità:
- Coordinamento della rete accademica e scientifica per la ricerca e la formazione;
- Organizzazione di eventi, corsi e iniziative del progetto;
- Gestione dei dati relativi ai partecipanti (studenti, docenti, ricercatori, relatori);
- Gestione di dati, documenti e contenuti tramite repository condivisi (es. Google Drive);
- Raccolta dati tramite form online pubblicati sul sito web del progetto;
- Gestione del sito web e dei canali digitali istituzionali del progetto (inclusi newsletter e social media);
- Raccolta, elaborazione e pubblicazione di materiali informativi e report sulle attività, comprese esperienze di mobilità internazionale.
La newsletter del progetto è gestita in modo centralizzato da IUSS, che si occupa dell’invio periodico a nome di tutti i contitolari. L’iscrizione avviene tramite apposito form online sul sito del progetto, previa acquisizione di consenso esplicito da parte dell’interessato. Il consenso è revocabile in qualsiasi momento tramite link presente in ogni comunicazione.
Base giuridica del trattamento:
- Art. 6(1)(e) GDPR – esecuzione di un compito di interesse pubblico;
- Art. 6(1)(a) GDPR – consenso dell’interessato per l’uso di immagini, video, iscrizione a newsletter e altre attività facoltative.
3. Categorie di dati trattati
Le categorie di dati trattati possono comprendere:
- Dati identificativi: nome, cognome, email istituzionale, matricola, ente di appartenenza;
- Dati di contatto: numero di telefono, indirizzo postale o email;
- Dati professionali/accademici: titolo di studio, ruolo, affiliazione, esperienze di ricerca;
- Contenuti multimediali (foto, video) solo previo consenso;
- Potranno essere trattati, solo se forniti volontariamente, dati particolari ai sensi dell’art. 9 GDPR (es. informazioni relative a disabilità, salute, esigenze personali specifiche per la partecipazione ad attività del progetto), esclusivamente previo consenso esplicito dell’interessato (art. 9(2)(a) GDPR).Tali informazioni saranno utilizzate esclusivamente per fornire il servizio richiesto.
4. Modalità del trattamento e misure di sicurezza
I dati sono trattati nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione e integrità (art. 5 GDPR), mediante strumenti cartacei e digitali.
La condivisione tra contitolari avviene tramite:
- repository protetto (Google Drive e Microsoft Teams)
- sito web del progetto
Entrambi sono gestiti da IUSS con accessi riservati e profilati. Il personale autorizzato è vincolato da obblighi di riservatezza.
Sono adottate misure tecniche e organizzative adeguate, in conformità con l’art. 32 GDPR e la Circolare AgID n. 2/2017, per prevenire accessi non autorizzati, perdite, divulgazioni o usi illeciti.
5. Natura del conferimento dei dati e conseguenza del rifiuto
Il conferimento dei dati personali è facoltativo, ma necessario per la fruizione dei servizi da parte dell’interessato.
6. Conservazione dei dati
La determinazione del periodo di conservazione dei dati personali risponde al principio di necessità del trattamento. I termini di conservazione dei dati personali dipendono in generale dalle leggi e dai tempi di conservazione degli atti che li contengono. I dati saranno conservati in conformità alle norme sulla conservazione della documentazione amministrativa.
I dati saranno conservati per un periodo proporzionato alle finalità per cui sono stati raccolti e comunque:
- i dati raccolti per gli eventi fino a 24 mesi dal termine del progetto salvo obblighi normativi più estesi;
- dati per l’iscrizione alla newsletter: fino alla revoca del consenso;
I dati raccolti per finalità di sicurezza saranno cancellati o anonimizzati non appena non saranno più necessari rispetto alle finalità perseguite, e comunque entro un periodo massimo di sei mesi.
7. Categorie di soggetti ai quali i dati possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di Responsabili o Incaricati – Destinatari dei dati
I dati personali degli utenti potranno essere conosciuti e trattati, nel rispetto della vigente normativa in materia, da autorità pubbliche, nei casi previsti dalla legge, da personale e da collaboratori dei competenti uffici degli enti, autorizzati e adeguatamente istruiti dal Titolare o dai fornitori delle piattaforme utilizzate per i servizi. Il rapporto con il fornitore della piattaforma è regolato con contratto. I fornitori esterni sono vincolati contrattualmente ad una corretta gestione dei dati, secondo quanto previsto dalla normativa europea in materia di protezione dei dati personali, anche in tema di misure di sicurezza adeguate alla tipologia dei trattamenti. Fornitori di servizi IT per la gestione di piattaforme cloud, newsletter, sito web – nominati Responsabili del trattamento (art. 28 GDPR); I fornitori IT sono stati selezionati e formalmente nominati responsabili del trattamento, con verifica di adeguate garanzie ai sensi dell’art. 28 GDPR.
I dati non saranno diffusi, né ceduti a terzi non autorizzati senza il consenso dell’interessato.
Siti web e servizi terze parti
I siti web potrebbero contenere collegamenti ad altri siti web che dispongono di una propria informativa privacy.
Cookie
I servizi on-line usano i cookie, indicati nelle specifiche sezioni “cookie policy”.
8. Trasferimento dei dati extra-UE
I dati saranno trattati principalmente all’interno dello Spazio Economico Europeo. Qualora si rendesse necessario un trasferimento verso Paesi extra-UE, saranno adottate adeguate garanzie di protezione, quali:
- Decisioni di adeguatezza della Commissione UE;
- Clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione;
- Misure tecniche e organizzative supplementari (es. crittografia, accessi limitati).
9. Diritti degli interessati
Ai sensi del GDPR, gli interessati possono esercitare i seguenti diritti:
- Accesso ai propri dati (art. 15),
- Rettifica o aggiornamento (art. 16),
- Cancellazione nei casi previsti (art. 17),
- Limitazione del trattamento (art. 18),
- Opposizione al trattamento (art. 21),
- Portabilità dei dati (art. 20),
- Revoca del consenso (art. 7), senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.
10. Punto unico di contatto e referenti privacy
IUSS è il punto unico di contatto per le richieste relative ai dati raccolti tramite il sito del progetto e coordina le risposte con gli altri contitolari. L’apposita istanza è presentata al seguente indirizzo mail creato per il progetto privacy.efc@iusspavia.it
Per i dati raccolti autonomamente dalle singole istituzioni, gli interessati possono rivolgersi direttamente all’ente competente
Gli interessati hanno inoltre diritto di presentare reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali (www.garanteprivacy.it).
11. Aggiornamenti dell’informativa
La presente informativa potrà essere oggetto di aggiornamenti successivi. Le modifiche saranno rese note tramite i canali ufficiali delle istituzioni coinvolte e pubblicate sul sito del progetto.
